Văn phòng mở nhiều năm qua trở thành xu hướng của nhiều công ty trên khắp thế giới. Thậm chí, khoảng 70% văn phòng ở Mỹ là theo dạng này và theo hầu hết các số liệu thì rất ít công ty quay trở lại không gian làm việc truyền thống với văn phòng và cửa đóng kín.

Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các công ty Mỹ ngày nay có năng suất làm việc giảm 15%, các nhân viên gặp rất nhiều khó khăn để tập trung và họ có nguy cơ ốm bệnh cao gấp đôi trong không gian làm việc mở.

Nghiên cứu này đã góp phần khiến nhiều công ty quyết định quay trở về văn phòng khép kín với lý do quan trọng: đó là sự tập trung. Sự thật là chúng ta không thể nào làm cùng lúc nhiều việc và những xao lãng nhỏ sẽ khiến chúng ta mất tập trung từ 20 phút trở lên.

Hơn nữa, một số dạng văn phòng mở còn ảnh hưởng tiêu cực đến trí nhớ của chúng ta. Điều này đặc biệt đúng với kiểu văn phòng linh hoạt - một dạng văn phòng mở cho phép nhân viên ngồi bất cứ chỗ nào họ muốn và di chuyển máy móc thiết bị cùng với họ.

"Chúng ta sẽ giữ nhiều thông tin trong trí nhớ hơn nếu chúng ta ngồi ở một chỗ", bà Sally Augustin, nhà tâm lý thiết kế và môi trường ở La Grange Park, bang Illinois, Mỹ, nói. Chúng ta không thể thấy rõ điều này mỗi ngày, nhưng chúng ta để những thông tin ra khỏi bộ nhớ của mình - thường là những chi tiết nhỏ - và đặt chúng vào môi trường xung quanh, bà giải thích.

Đối với nhiều người chúng ta, tiếng ồn là thứ làm phiền nhất. Các giáo sư ở Đại học Sydney phát hiện rằng gần 50% những người làm việc trong không gian hoàn toàn mở và gần 60% những người làm việc trong những ô có tường phân cách thấp cảm thấy khó chịu với tiếng ồn. Chỉ có 16% những người làm việc trong không gian riêng có cảm giác tương tự.

Các giáo sư này đã hỏi những người làm việc trong các kiểu văn phòng khác nhau về mức độ hài lòng đối với môi trường làm việc của họ, dựa trên 14 tiêu chí khác nhau, trong đó có nhiệt độ, chất lượng không khí và sự xâm phạm của tiếng ồn. Kiểu văn phòng đóng cho kết quả tốt hơn kiểu văn phòng mở.

Bên cạnh chi phí thấp, một lập luận chính để cổ súy cho văn phòng mở là nó giúp tăng sự hợp tác. Tuy nhiên, có nhiều cơ sở cho thấy chúng ta ít khi nghĩ ra được những ý tưởng hay nếu chúng ta chỉ đơn thuần chém gió giữa đám đông. Thay vào đó, những điều mà chúng ta nhiều khả năng sẽ nghe thấy là món quà Giáng sinh mà một đồng nghiệp sẽ mua cho gia đình, hay rắc rối mà một đồng nghiệp khác gặp phải trong đời sống vợ chồng.

Đối với những công việc đòi hỏi sự tập trung như viết lách, quảng cáo, lên kế hoạch tài chính và lập trình máy tính, một số công ty không sẵn sàng xây dựng văn phòng mở và đang thử nghiệm kiểu văn phòng khép kín và tĩnh lặng.

Vấn đề là với kiểu văn phòng này thì một số người trong chúng ta không cảm thấy thoải mái khi bị bỏ lại một mình - nó có thể tạo ra cảm giác là chúng ta không còn mấy trọng lượng nếu chúng ta không có mặt.

Điều này đặc biệt chính xác ở những môi trường làm việc áp lực cao. Một số người trong chúng ta thậm chí còn cảm thấy rằng việc tìm đến căn phòng riêng tĩnh lặng là dấu hiệu của sự yếu kém, Augustin phân tích.

Các công ty khác đang xây dựng không gian khép kín cho những bộ phận nhỏ. Công ty Ryan Mullenix, một đối tác của NBBJ, một công ty kiến trúc toàn cầu, đã làm việc với các công ty công nghệ chuyên xây dựng văn phòng cho từ 3 đến 16 nhân viên.

Họ vẫn có thể hợp tác, nhưng họ cũng có thể ngăn chặn tiếng ồn từ các bộ phận khác trong công ty mà họ không cần thiết phải nghe thấy.

Công nghệ cũng giúp ích trong việc này. Văn phòng của Mullenix có các bộ phận cảm ứng đặt cách xa nhau 10 feet (khoảng 3 mét) giúp theo dõi tiếng ồn, nhiệt độ và mức độ đông đúc trong phòng. Nhân viên có thể sử dụng một phần mềm điện thoại để tìm chỗ yên lặng nhất trong phòng.

Bạn đang đọc bài viết Nghĩ lại về văn phòng mở tại chuyên mục Kiến thức / Quản trị của Cổng thông tin điện tử Khởi nghiệp. Mọi thông tin góp ý và chia sẻ, xin vui lòng gửi về hòm thư KHOINGHIEP@DDDN.COM.VN